Obrazac W-9 Porezne službe (IRS) naslovljen je "Zahtjev za identifikacijski broj poreznog obveznika i potvrdu." Ovaj dokument Porezne uprave osmišljen je za prikupljanje osnovnih poreznih podataka od određenih poreznih obveznika, koji mogu biti pojedinci ili tvrtke.
Svrha obrasca W-9
Prvo i najvažnije, W-9 tvrtki daje osnovne informacije o poreznim obveznicima s kojima posluje. Omogućuje im da Poreznoj upravi prijave iznos plaćen poreznom obvezniku za pružene usluge. Državljani Sjedinjenih Država i strani pojedinci, korporacije, zaklade i druge vrste poslovnih subjekata koji nemaju poreze po odbitku od zarade moraju ispuniti W-9, dok bi stranci ili strane osobe nerezidenti umjesto toga ispunili obrazac W-8.
Ako porezni obveznik ne ispuni i ne vrati W-9 ili navede netočan ili nepotpun identifikacijski broj poreznog obveznika (TIN), sva sredstva isplaćena poreznom obvezniku mogu biti predmet rezervnog zadržavanja. U ovoj situaciji, tvrtka bi zadržala 28% prihoda koji duguje poreznom obvezniku i poslala zadržani dio poreznoj upravi. Ovo je način na koji federalna agencija osigurava plaćanje odgovarajućih poreza, čak i ako porezni obveznik nije točno identificiran.
Kada su potrebni W-9?
Poduzeće treba dobiti W-9 od bilo kojeg pojedinca ili poduzeća za koje će morati podnijeti prijavu podataka Poreznoj upravi. Na primjer, tvrtka koja angažira neovisnog izvođača za dizajn nove web stranice tvrtke vjerojatno će morati podnijeti obrazac 1099-MISC Poreznoj upravi kako bi prijavila koliko je platila web dizajneru.
Kako bi podnijeli potpuni 1099-MISC, poduzeću su potrebni identifikacijski podaci izvođača - ime, TIN, adresa i tako dalje. Tvrtka će morati prikupiti obrazac W-9 od izvođača kako bi dobila te podatke. Slično tome, tvrtke će često tražiti obrasce W-9 od korporativnih dobavljača kako bi imale podatke potrebne za prijavu svojih poslovnih troškova prema zahtjevima Porezne uprave.
W-9 Zadržavanje zapisa
Kao i kod većine poreznih dokumenata, tvrtke bi trebale čuvati kopije svih obrazaca W-9 najmanje tri godine nakon podnošenja posljednje relevantne porezne prijave (ili datuma dospijeća prijave, ako je kasnije). U gornjem primjeru, ako je tvrtka sklopila ugovor s web dizajnerom 2017. i on je završio svoj posao prije kraja godine, tvrtka bi trebala zadržati svoj obrazac W-9 najmanje do 16. travnja 2021. (pod pretpostavkom da je tvrtka podnijela svoj obrazac za 2017. porezna prijava 15. travnja 2018.).
Kako ispuniti obrazac W-9
Pravi W-9 je prilično kratak i relativno jednostavan. Sastoji se od tri glavna dijela: osobni podaci, TIN i potvrda.
Odjeljak osobnih podataka za pojedince
U retku 1, pojedinačni porezni obveznici moraju navesti svoje ime onako kako je navedeno u njihovoj poreznoj prijavi. Iako su tehnički poslovni subjekt, samostalni poduzetnici moraju staviti svoje službeno ime u ovaj odjeljak.
Samostalni poduzetnici ponavljaju svoje ime u drugom retku, koji poziva na 'naziv tvrtke ili naziv zanemarenog subjekta.' Ovdje stavljaju svoje puno ime i slova DBA, što znači "poslovati kao", nakon čega slijedi izmišljeni naziv tvrtke, ako postoji. Na primjer, ako je John Smith bio jedini vlasnik tvrtke Speedy Plumbing, ispunio bi prvi red kao John Smith, a drugi red kao John Smith DBA Speedy Plumbing.
Sljedeće, porezni obveznik označava okvir 'Pojedinac/pojedinačni vlasnik' koji se nalazi ispod redaka s imenom. Porezni obveznik također mora navesti svoju poštansku adresu u redovima 5 i 6. Podaci o klijentu mogu biti uključeni na desnoj strani obrasca u ovom području, ali nisu obavezni.
Odjeljak osobnih podataka za tvrtke
Tvrtke ili drugi subjekti moraju staviti svoje službeno ime (točno onako kako se pojavljuje u njihovoj poreznoj prijavi) u red 1. Ako tvrtka također ima trgovačko ime ili DBA, to ide u red 2.
Sljedeće, porezni obveznik označava okvir koji označava kako je poslovni subjekt klasificiran u smislu pravne strukture. Morat ćete navesti je li subjekt C korporacija, S korporacija, partnerstvo, društvo s ograničenom odgovornošću (LLC) itd.
Ako je tvrtka LLC s jednim članom, označite okvir 'Pojedinac/jedini vlasnik' umjesto okvira 'LLC'. LLC društva koja su odabrala alternativni oblik oporezivanja (npr. LLC društvo koje je odabralo da se oporezuje kao S Corporation) unijet će šifru porezne klasifikacije u prostor pored potvrdnog okvira LLC, prema uputama u obrascu.
Glavna poštanska adresa subjekta mora biti navedena u redovima 5 i 6. Adresa klijenta također se može dodati u prostor s desne strane odjeljka poštanske adrese, ali nije obavezna.
Izuzeci
Većina poreznih obveznika ostavit će mjesta u retku 4 prazna. Prvi prostor u retku 4 označava da je porezni obveznik oslobođen dodatnog poreza po odbitku. Pojedinci i samostalni poduzetnici gotovo nikada neće biti izuzeti od dodatnog poreza po odbitku, ali u određenim situacijama korporacije su izuzete. Šifre primatelja i okolnosti navedeni su na trećoj stranici W-9. ako se kvalificirate za jedan od ovih uvjeta, stavite odgovarajući kodni broj u prvi prostor za redak 4.
FATCA odjeljak retka 4 primjenjuje se samo ako podnosite W-9 stranoj financijskoj instituciji i izuzeti ste od podnošenja izvješća o porezu na inozemne račune (FATCA). U toj situaciji pregledajte popis kodova i razloga na trećoj stranici obrasca W-9 da biste vidjeli ispunjavate li uvjete i stavite odgovarajuće slovo koda na FATCA prostor u retku 4. Ako ste u nedoumici, pitajte financijsku instituciju koja traži obrazac trebate li ili ne ispuniti ovo polje.
Informacije o broju računa
Zadnji red u odjeljku s osobnim podacima odnosi se na 'brojeve računa.' Ovdje porezni obveznik navodi sve račune koje ima kod IRS-a za plaćanje zaostalih poreza ili unaprijed plaćanja za predviđene porezne obveze. Ove informacije nisu obavezne i obično ih treba ostaviti praznima.
Identifikacijski broj poreznog obveznika (TIN)
Odjeljak PIB potrebno je ispuniti bez obzira je li porezni obveznik pojedinac, samostalni poduzetnik ili poslovni subjekt.
- Pojedinci stavljaju svoj broj socijalnog osiguranja na desnu stranu obrasca, u predviđena mjesta.
- Samostalni poduzetnici i LLC društva s jednim članom mogu koristiti ili svoj broj socijalnog osiguranja ili identifikacijski broj svog poslodavca (EIN), iako Porezna uprava preferira brojeve socijalnog osiguranja.
- Čak i ako je određena osoba odgovorna za subjekt, druge vrste poslovnih subjekata stavljaju svoj EIN u predviđena mjesta.
Odjel certifikacije
U ovom odjeljku porezni obveznik potpisuje obrazac i potvrđuje da su informacije koje on sadrži istinite. Nepružanje ili svjesno podnošenje lažnih podataka podvrgava poreznom obvezniku kazne.
W-9 usklađenost
Bez obzira jeste li neovisni izvođač ili tvrtka koja pruža usluge klijentu ili ako ste tvrtka koja angažira pojedince ili poslovne subjekte za pružanje usluga, obrasci W-9 ključni su za ispunjavanje poreznih obveza. Potražite profesionalni savjet od kvalificiranog poreznog stručnjaka ako imate posebne okolnosti ili niste sigurni trebate li ispuniti ili zatražiti ovaj obrazac.
