Morate li napisati zahtjev za isplatu? Iako je neugodno kontaktirati klijente i tražiti od njih da plate račune koji su dospjeli, to je nešto što ljudi koji posjeduju i upravljaju tvrtkama svakako moraju činiti s vremena na vrijeme. Da biste koristili predložak pisma koji se nalazi ovdje, jednostavno kliknite sliku ispod. Dokument će se otvoriti kao PDF datoteka koju možete urediti, spremiti i ispisati po potrebi. Upotrijebite ovaj vodič za Adobe ispise ako vam je potrebna pomoć oko korištenja ovog dokumenta.
Pismo zahtjeva za isplatu dugotrajnog iznosa
Upotrijebite ovaj predložak ako trebate napisati pismo zahtjeva za plaćanje nepodmirenog duga.
Pismo zahtjeva za plaćanje unaprijed klijentu
Koristite ovaj predložak u situaciji kada je klijent s vama sklopio ugovor o pružanju proizvoda ili usluga za koje je potrebno plaćanje unaprijed.
Pismo zahtjeva za otpuštanjem plaćanja
Upotrijebite ovaj uzorak pisma kao početnu točku za traženje oslobađanja plaćanja koje je zadržano u deponiranom depozitu do završetka transakcije.
Savjeti za pisanje pisma sa zahtjevom za plaćanje
Iako biste trebali prilagoditi informacije u predlošku da odgovaraju vašoj situaciji, važno je koristiti odgovarajući ton i biti sigurni da je dokument profesionalno oblikovan.
Koristite odgovarajući ton
Kada šaljete pismo klijentu ili kupcu sa zahtjevom za isplatu, bitno je prenijeti svoje mišljenje što je moguće jasnije, a pritom zadržati pozitivan, profesionalan ton. Nemojte slati prvi ili drugi zahtjev koji je toliko negativan da se klijent osjeća napadnutim. Ako je ton preoštar, klijent može smatrati da nema smisla pokušavati nastaviti odnos s vašom tvrtkom. Kada se to dogodi, postoji rizik da će klijent odlučiti ne platiti račun, jer on ili ona ne brinu o očuvanju veze.
Koristite profesionalno oblikovanje
Koristite zaglavlje tvrtke i standardni format poslovnog pisma ako pismo sa zahtjevom za plaćanje šaljete poštom ili faksom. Ovisno o procedurama dopisivanja vaše tvrtke, može biti prihvatljivo da pismo pošaljete putem e-pošte. Ako je tako, bolje je uključiti pismo u tijelo poruke e-pošte, a ne kao datoteku privitka. Nije potrebno izraditi predložak zaglavlja za poruku e-pošte, ali komunikaciju trebate zatvoriti službenim potpisom e-pošte vaše tvrtke.
Praćenje
Ako pošaljete pismo sa zahtjevom za plaćanje na račun koji je u kašnjenju, a primatelj vam se ne javi u roku od 30 dana, razmislite o dodatnom telefonskom pozivu. Kao i kod pisma, prikladno je zadržati pozitivan ton. Pokušajte izravno razgovarati s osobom odgovornom za plaćanje računa i potvrdite primitak pisma. Ako možete razgovarati s odgovornom stranom, ponudite obradu plaćanja kreditnom karticom putem telefona ili interneta. Ako ne, pitajte kada možete očekivati isplatu. Zabilježite datum i nastavite s pismom zakašnjelog plaćanja.
Dodatne akcije za prikupljanje
Ako uplata nije primljena kako je dogovoreno, morat ćete eskalirati račun do sljedećeg koraka u proceduri vaše tvrtke za upravljanje zaostalim računima. Ako račun ostane neplaćen dulje vrijeme, ton budućih pisama o naplati morat će biti čvršći, a eventualno će se predati agenciji za naplatu ako je potrebno. Iako sigurno postoje okolnosti pod kojima je potrebno poduzeti konačne radnje naplate, nije preporučljivo to činiti dok ne iscrpite sve moguće načine mirnog rješavanja zakašnjelog plaćanja. Sve dok zapravo niste spremni poslati račun na naplatu ili pokrenuti pravni postupak, nemojte spominjati takve radnje u korespondenciji sa zahtjevima za plaćanje s osobama ili tvrtkama čiji su računi u kašnjenju.
