Iako sve poslovne konferencije općenito uključuju niz govornika koji raspravljaju o temama koje zanimaju sudionike, najbolji događaji uključuju niz različitih vrsta aktivnosti. Pobrinite se da sljedeći događaj koji planirate bude uspješan uključivanjem opcija koje će se svidjeti svim segmentima ciljane publike.
Glavni govornici
Glavni govornici mogu biti velika privlačnost za sudionike konferencije. To su obično prezentacije općih sesija, što znači da nema drugih govornika koji drže sesije u isto vrijeme. Teme su obično izvan standardne cijene profesionalnog razvoja, nudeći inspiraciju ili jedinstvene uvide. Dok se glavni izlagači mogu zakazati u bilo koje vrijeme, oni su često rezervirani za prvu i posljednju sesiju na konferenciji.
Ovisno o veličini i proračunu događaja, neke grupe rezerviraju slavne osobe ili druge istaknute pojedince kao glavne govornike. Na primjer, Dan Rather je bio glavni govornik za HR Florida 2016., a Malala Yousafzai govorit će na konferenciji & Expo Društva za upravljanje ljudskim resursima (SHRM) 2018. Manje organizacije često rezerviraju lokalne poznate osobe ili motivacijske govornike za te sesije. Glavne govornike možete pronaći preko organizacija kao što su National Speakers Association ili Big Speak.
Razvojne sesije
Razvojne sesije su edukativni programi koji se održavaju tijekom dana na događajima poslovne konferencije. Zakazano je više od jedne sesije u isto vrijeme, kako bi se polaznicima omogućilo da biraju između raznih tema kako bi mogli prilagoditi svoj raspored do određenog stupnja. Razmislite o rezerviranju uspješnih stručnjaka u svom području, industrijskih konzultanata i trenera, predstavnika vladinih agencija i drugih stručnjaka za glavne termine. Razmislite o postavljanju poziva za govornike na web stranici vaše organizacije kako biste potaknuli ljude zainteresirane za doprinos da podnesu prijedloge.
Prilikom zakazivanja predavača, važno je ponuditi široku paletu tema i rasporediti teme tako da ljudi mogu prisustvovati programima koji odgovaraju njihovim interesima. Na primjer, ako imate dva govornika vezana uz računovodstvo, rasporedite ih u različito vrijeme kako bi ljudi koji su najviše zainteresirani za računovodstvo imali priliku prisustvovati oba. Ponudite vrlo različite teme u isto vrijeme, poput marketinga ili korisničke službe, tako da i polaznici koji nisu zainteresirani za računovodstvo imaju mnogo izbora.
Brainstorming Sesije
Jedna od najvećih prednosti sudjelovanja na konferencijama je prilika za upoznavanje i komunikaciju sa stručnjacima istomišljenika. Razmislite o tome da u dnevnom redu odvojite vrijeme za sesije oluja ideja specifičnih za određene teme. Na primjer, možete blokirati nekoliko sesija za okrugle stolove o vrućim temama relevantnim za sudionike. Alternativno, možete odrediti mjesta za sjedenje unutar predvorja mjesta koja će biti odvojena za rasprave o posebnim interesima u različito vrijeme tijekom dana. Sudionici koji žele saznati više o tome što drugi misle o određenim temama cijenit će priliku sudjelovati u nečemu ovakvom.
Maloprodaja
Konferencije često sadrže prijenosne maloprodajne trgovine u kojima sudionici mogu kupiti robne marke koje sponzorska udruga nudi, kao što su majice, olovke, portfelji i drugo. Ta maloprodajna mjesta također obično imaju knjige autora koji govore na događaju. Ako vaša grupa nije u mogućnosti investirati u veliku količinu inventara, samo osigurajte nekoliko izložbenih artikala koje sudionici mogu naručiti na događaju kako biste ih poslali na njihovu adresu ili u ured. Vjerojatno će cijeniti to što ne moraju nositi sa sobom ili pakirati predmete za ponijeti kući, pa ćete možda otkriti da na ovaj način prodajete još više.
Potpisivanje knjiga
Kad već govorimo o autorima, dobra je ideja zakazati potpisivanje knjiga za govornike koji su objavili knjige tijekom događaja. Općenito je najbolje ugostiti potpisivanje knjige određenog autora odmah nakon govora pojedinca, jer bi sudionici koji su uzbuđeni zbog prezentacije pojedinca mogli otići izravno na potpisivanje kako bi kupili knjigu koju će potpisati. To može pomoći vašoj grupi da poveća prodaju knjiga, a također čini mogućnost govora na vašem događaju posebno privlačnom za autore.
Sajam
Većina poslovnih konferencija uključuje sajamski dio, koji uključuje odvajanje prostora gdje prodavači i sponzori mogu postaviti štandove za izlaganje svojih proizvoda i usluga u zamjenu za naknadu. Novac koji dolazi kao rezultat naknada povezanih sa sudjelovanjem na sajmovima može pomoći u pokrivanju troškova održavanja cjelokupnog događaja i također pomoći organizaciji koja planira ostvariti prihod za podršku svojim operacijama.
Za neke konferencije sajam ostaje otvoren cijelo vrijeme, dok je za druge dio štanda za izlagače dostupan samo sudionicima u vrijeme kada sesije ne održavaju. Svakom izlagaču je dodijeljen poseban štand na kojem postavlja izloške za promociju svojih proizvoda i usluga. Oni dodjeljuju članove tima da rade u kabinama i komuniciraju sa sudionicima. Većina distribuira literaturu o proizvodima i nudi neku vrstu poklona (obično promotivne poslovne darove ili grickalice), kao i prikuplja podatke za kontakt od sudionika za korištenje u marketinške svrhe u budućnosti.
Tiha aukcija
Ako je vaša konferencija veliko prikupljanje sredstava za sponzorsku grupu ili drugu udrugu, razmislite o organiziranju tihe dražbe. To uključuje prikupljanje doniranih predmeta za koje sudionici mogu licitirati u određenom vremenskom okviru tijekom konferencije. Nakon što se nadmetanje završi, onaj koji najviše ponudi za svaku stavku "pobjeđuje" - što znači da će kupiti stavku. Oni koji se angažiraju zabavljaju se u kupovini i natjecanju, osobito ako dobiju izvrsne cijene, a organizacija uživa dodatni izvor prihoda od događaja.
Hrana: obroci i grickalice
Hrana je važan dio svakog konferencijskog događaja! Velike su šanse da ćete morati kupiti obroke i grickalice u kongresnom centru, hotelu ili drugom mjestu gdje će se događaj održati. Trebali biste planirati lagani doručak ujutro ako događaj počinje rano tijekom dana, ručak ili ručak na bazi švedskog stola i popodnevne užine. Neki događaji također uključuju večernje obroke jednu ili više večeri, osobito ako postoji ceremonija dodjele nagrada ili posebna večernja uvodna prezentacija.
Prilikom naručivanja jelovnika, pobrinite se da imate širok izbor opcija kako biste uzeli u obzir posebna ograničenja u prehrani. Ako nudite izbor bifea, budite sigurni da postoji izbor za ljude koji ne mogu (ili ne žele) jesti stvari poput glutena, šećera, pšenice, orašastih plodova ili mesa. Također je preporučljivo imati opcije dostupne za one koji slijede veganski način života. Ako poslužujete obroke u tanjurima, dopustite sudionicima da se odluče za obroke koji odgovaraju njihovom načinu prehrane. Jedan od načina da to učinite je uključivanje odjeljka u obrazac za registraciju u kojem sudionici mogu navesti prehrambena ograničenja ili naručiti posebne narudžbe.
Početni prijem
Razmislite o organizaciji svečanog prijema prve večeri konferencije usmjerenog na uključivanje sudionika u događaj i promicanje pristalica (prodavača i sponzora). Ideja je organizirati zabavan događaj kojem će se ljudi radovati i koji će im dati priliku da se druže s ostalim sudionicima na strukturiran način.
Ovi se prijemi često održavaju na sajmovima, pružajući posjetiteljima prvi pogled na izlagače u opuštenom okruženju gdje se poslužuju hrana i piće. Ovo stvara prednost s dodanom vrijednošću za prodavače i sponzore koji plaćaju za izlagačke štandove, jer su ti prijemi obično dobro posjećeni od strane sudionika konferencije.
Vjerojatno možete pronaći sponzora koji će preuzeti troškove ove vrste događaja u zamjenu za promotivnu naknadu. Ako ćete posluživati alkohol na recepciji, razmislite o tome da svakom posjetitelju date određeni broj karata za piće kako bi mogli dobiti nekoliko pića bez naknade. To će pomoći u kontroli troškova i smanjiti druge moguće probleme s odgovornošću. Ne bi se trebalo naplaćivati hrana ili druge vrste pića.
Društvene veze
Dobra je ideja uključiti dodatne neformalne načine na koje se sudionici mogu međusobno povezati i družiti na opušten način. Na primjer, možete uključiti Tweetup koji omogućuje ljudima da se povežu u zabavnom zašto, a istovremeno poboljšava prisutnost događaja na društvenim medijima. Odaberite službeni hashtag za događaj kako bi sudionici mogli podijeliti svoja iskustva na internetu.
Također je dobra ideja omogućiti sudionicima da se prijave za sudjelovanje u grupnim događajima koje bi sami platili, kao što su obroci u određenim vrstama restorana, s govornicima ili autorima čiji je rad istaknut na događaju, ili razgledavanje lokalnih znamenitosti. Ovo je osobito korisno za ljude koji ne dolaze s drugim ljudima koje poznaju jer im pruža način da upoznaju druge sudionike i uključe se u lokalno područje bez potrebe da sami izlaze van.
Zabava
Zabava može biti odlična dodatna značajka za velike konferencije, osobito one koje traju više dana. Neke višednevne konferencije uključuju događaje nakon radnog vremena poput koncerata, komičnih predstava ili zabava kojima sudionici mogu prisustvovati. Ulaz za sudionike trebao bi biti uključen u ukupnu naknadu za registraciju događaja, iako biste im vjerojatno također trebali dopustiti da kupe dodatne ulaznice samo za dio(e) usmjerene na zabavu. Na taj način je moguće da poslovni putnici koji sa sobom dovedu prijatelje ili članove obitelji uključe svoje suputnike na ovakve događaje.
Grupe za vježbanje
Može biti teško održati svoju rutinu vježbanja kada ste izvan grada na konferenciji. Može biti od pomoći kada organizatori događaja objave raspored aktivnosti organiziranih grupnih vježbi. Na primjer, možete angažirati člana odbora koji je upoznat s lokalnim područjem da bude domaćin dnevnih šetnji ili trčanja, ili možete izdvojiti prostor na mjestu događaja kako biste ponudili grupne sate fitnessa onima koji žele sudjelovati.
Nagrade za posjetitelje
Ljudi vole osvajati stvari, stoga može biti sjajno omogućiti sudionicima načine da se registriraju i osvoje nagrade tijekom događaja. Možete uključiti nagrade za vrata koje je osigurala sponzorska organizacija kao i artikle koje su priložili dobavljači. Na primjer, neke grupe mogu dodijeliti glavnu novčanu nagradu (koju financira organizacija ili sponzor), zajedno s manjim nagradama koje doniraju izlagači sajmova.
Mnoge grupe upravljaju procesom dodjele nagrada na ulazu tako što sudionicima daju bingo kartice s imenom svakog sponzora ili prvih nekoliko dobavljača koji se registriraju i plate. Sudionici moraju posjetiti navedene kabine kako bi dobili jedinstvene pečate ili potpise, a zatim se ispunjene kartice upisuju u izvlačenje. Kartice se izvlače u unaprijed određeno vrijeme (obično na kraju dana), a nagrade se dodjeljuju sudionicima koji su prisutni.
Na nekim događajima prodavači koji imaju nagrade za vrata nagrađuju ih prikupljanjem posjetnica od sudionika ili skeniranjem bar kodova s njihovih bedževa.
Nagrade za vrata izlagača
Neke grupe također nude nagrade za ulaznice izlagačima kao način dodatnog angažiranja pojedinaca i tvrtki koji pružaju financijsku potporu konferenciji. Jedna od opcija je izvlačenje imena jednog ili dva izlagača kako bi dobili besplatan prostor za štandove za događaj sljedeće godine. Također možete razmisliti o izvlačenju imena predstavnika dobavljača kako biste dodijelili zabavne nagrade koje će rado primati. Oni će to cijeniti i možda će im pomoći da potaknu svoje poslodavce da sudjeluju sljedeće godine!
Ocjene
Važno je dobiti povratne informacije od ovogodišnjih sudionika, kao i prodavača i sponzora. Omogućite način na koji svi uključeni mogu ispuniti obrazac za procjenu. Možete podijeliti papirnate evaluacije na događaju ili pratiti slanjem ankete u roku od nekoliko dana. Bez obzira na to kako tražite povratne informacije, važno je da ih tražite! Također je važno da slušate! Objavite rezultate i uzmite u obzir povratne informacije koje dobijete kada počnete planirati događaj sljedeće godine.
Želim vam sjajnu konferenciju
Iako ovo nije sveobuhvatan popis svih mogućih vrsta aktivnosti koje bi mogle biti uključene u konferenciju, odlična je polazna točka. Pregledajte ove ideje i potaknite ostale uključene u planiranje vašeg sljedećeg događaja da učine isto. Iskoristite ono što ste naučili da odaberete neke aktivnosti i kao polazište razmislite o drugim idejama koje bi mogle pomoći da vaš događaj bude još privlačniji vašoj ciljanoj publici. Postoji mnogo konferencija, stoga je važno poduzeti korake kako biste bili sigurni da vaša nudi vrijedne prilike za profesionalni razvoj i resurse, kao i zabavu.
