Planiranje događaja za vašu organizaciju je stresno i dugotrajno. Ako ste dobro organizirani, možete ublažiti stres i uštedjeti vrijeme. Jedan važan aspekt koji treba uzeti u obzir prilikom planiranja je pozivnica. Pozivnica će obavijestiti ljude o nadolazećem događaju i zatražiti od njih da prisustvuju. Često će prvi put čuti za događaj, stoga je važno pokriti sve detalje u pozivnici.
Osnovni elementi pozivnice
Osnovni elementi koje treba uključiti u pozivnicu su:
- Organizacija domaćin događaja
- Datum
- Vrijeme
- Mjesto
- kontakt informacije za odgovor na poziv
- Cijena za sudjelovanje na događaju
Također je važno poslati pozivnicu na vrijeme. To znači najmanje šest do osam tjedana prije događaja. To gostima daje vremena da odgovore i planiraju u skladu s tim.
Pisanje pozivnica za prikupljanje sredstava
Odabir pravog teksta može postaviti ton vašem prikupljanju sredstava i obavijestiti goste o formalnosti događaja i onome što bi trebali očekivati.
Smjernice za pozive
Neke smjernice koje treba uzeti u obzir prilikom pisanja pozivnice uključuju:
- Svakako jasno navedite tko će imati koristi od događaja.
- Uključite pojedinosti o događaju kao što je hoće li biti poslužena večera ili hoće li biti gotovinski bar.
- Svakako spomenite formalnost događaja. Ako je događaj formalni, napomenite da je to crna kravata kako bi gosti bili svjesni pravila odijevanja.
- Uvijek dajte podatke za kontakt u slučaju da gosti imaju bilo kakvih pitanja.
- Ako se događaj održava na nepoznatom mjestu, razmislite o uključivanju uputa u pozivnici.
Ostala razmatranja
Neke druge stvari koje treba uzeti u obzir prilikom pisanja pozivnice su:
- Tema:Odaberite temu i uključite je u pozivnicu. Na primjer, ako je događaj igranje golfa, koristite temu golfa za pozivnicu.
- RSVP: Uvijek uključite karticu s odgovorom koju gosti mogu poslati natrag. Kartica bi trebala imati mjesto za upisivanje imena gosta zajedno s bilo kojim oblikom plaćanja ako je potrebno.
- Budite jedinstveni: Ako postoji nešto jedinstveno za vaš događaj, navedite to u pozivnici da biste privukli goste. Na primjer, može se spomenuti tiha dražba ili aukcija uživo ili ako postoji posebna zabava.
Uzorak teksta pozivnice
Postoje beskrajni načini da sročite pozivnicu za prikupljanje sredstava. Možete koristiti sljedeće uzorke kao vodič za pisanje vlastite pozivnice:
Uzorak 1
godišnji ručak sa šeširom
Pridružite nam se na popodnevnom ručku
Na lokaciji
Na datum i u vrijeme
Ručak će biti poslužen u 13:00 sati. uz besplatno vino
Nagrade će se dodijeliti za najbolji šešir
Služba za parkiranje
Donacija od 50 dolara dobrobit će organizaciji
Uzorak 2
Pozvani ste na događaj Naziv
Datum
Lokacija
18:00 Kokteli i predjela
Cash Bar
19:30 večera
Tiha aukcija uživo
Cijenjena crna kravata
Koristi ABC
Privucite goste da prisustvuju vašem događaju
Zapamtite da je pozivnica često prva stvar koju će gosti vidjeti da ih upozori na vaš događaj. Svakako odvojite vrijeme da pažljivo odaberete pozivnicu i izrazite je na jasan način koji gostima daje konkretne informacije o tome što mogu očekivati. Prilikom izrade pozivnica za prikupljanje sredstava uvijek imajte na umu ton koji želite postaviti za svoj događaj i odrazite to u svom tekstu. Budite kreativni koliko želite kako biste privukli goste da prisustvuju vašem događaju prikupljanja sredstava i podrže vašu svrhu.
