Koju tradicionalno koriste tvrtke, benchmarking je proces procjene prednosti organizacije ili odjela slične vašoj neprofitnoj organizaciji i usporedbe vašeg rada s njihovim. Kada neprofitne organizacije nastoje osigurati financiranje bespovratnim sredstvima, ova se mjerila često koriste kao alat za procjenu učinkovitosti organizacije.
Što je mjerilo?
Referentna vrijednost je mjera koja pokazuje vašu prošlu i trenutnu izvedbu u usporedbi sa sličnim, uspješnim neprofitnim organizacijama - obično u smislu financija. Ovo mjerenje vam omogućuje procjenu snaga i slabosti vaše organizacije kao sredstva za poboljšanje vaših budućih napora u prikupljanju sredstava i programiranju.
Koraci u benchmarkingu
Neovisno o tome stvarate li referentne vrijednosti po prvi put ili ažurirate postojeće, postoji niz koraka koji čine da proces teče glatko. Isprobajte sljedeći postupak.
Oformite tim
Neprofitne organizacije poznate su po nedostatku osoblja s ograničenim proračunima, pa ćete morati stvoriti tim fokusiranih pojedinaca koji mogu zajedno raditi na usporedbi vaših financijskih podataka. Revizor Andy Maffia predlaže da bi ovaj tim trebao uključivati i one koji donose financijske odluke i one na koje one utječu kako bi se prikupila najkohezivnija perspektiva.
Definirajte svoju buduću viziju i pitanja
Računovodstveni stručnjaci iz SKR+CO kažu da je definiranje onoga što vaša organizacija stvarno treba mjeriti prvi korak u procesu usporedbe. Usredotočite se na svoje buduće ciljeve i misije te sredstva potrebna za poboljšanje tih programa. Odaberite nekoliko mjerila za početak, posebno područja na koja se planirate usredotočiti u bliskoj budućnosti.
Razmatranja uključuju sljedeće:
- Učinkovitost programa
- Učinkovitost prikupljanja sredstava
- Potrošni kapital ili rezerve
- Prihodi programa
- Prosječni doprinosi
Napišite mjerila
Dobra mjerila pokazatelj su čvrstog i održivog financiranja. Drugim riječima, davatelji grantova žele dati organizacijama koje znaju kamo idu i kako tamo stižu.
Uzmimo za primjer organizaciju čija je misija "poboljšati živote djece u gradskim središtima promicanjem pismenosti." Mjerila moraju glasiti:
- Konkretno što će organizacija učiniti za promicanje pismenosti
- Kako organizacija planira procijeniti je li uspješna
- Specifični i mjerljivi ciljevi koji ne uključuju samo vremenski okvir kada će mjerilo biti postignuto, već i metodu evaluacije
- Kako se cilj poklapa s izjavom o misiji organizacije
Loše mjerilo može glasiti "Projekt opismenjavanja unutarnjeg grada (ICLP) poboljšat će pismenost radeći s lokalnim školama." Ova izjava je nejasna i ne daje konkretne informacije o tome kada i kako će se pismenost poboljšati. Bolje mjerilo u ovom scenariju bi glasilo: "ICLP će raditi na poboljšanju pismenosti osiguravajući da svaka učionica u ovom okrugu ima učioničku biblioteku od najmanje 100 knjiga u roku od dvije godine održavanjem promocija knjiga i sajmova knjiga dva puta godišnje. Događaji prikupljanja sredstava omogućit će Glavni grad će osigurati najmanje tri radionice za učitelje i osigurati mentore svim novim učiteljima osnovnih škola unutar okruga tijekom sljedećih pet godina."
Prikupite podatke i usporedite
Započnite prikupljanjem odgovarajućih podataka iz prošlosti svoje agencije i predstavite financijska izvješća za svako odabrano mjerilo. Ako ste dio velike organizacije, identificirajte odjele ili timove s najvećim prihodima ili najučinkovitijim prikupljanjem sredstava i usporedite brojeve svojih odjela s njihovima.
Organizacije također mogu usporediti svoje metrike s onima organizacija sa sličnim misijama i prihodima. Za ovo trebate prikupiti slične podatke od drugih organizacija poput vaše. Bridgespan Group predlaže da su posjeti web stranicama, intervjui i godišnja izvješća sjajni načini za pronalaženje informacija sličnih neprofitnih organizacija. Porezne obrasce i godišnja izvješća često možete pronaći na web stranicama dobrotvornih organizacija. Možete jednostavno pogledati podatke kako biste ih usporedili ili uložiti u računalni softver koji daje više znanstvenu usporedbu.
Referentna evaluacija
Važno je primijetiti ne samo što želite postići, već i kako ćete znati jeste li postigli svoj cilj. Većina organizacija će ocjenjivati i interno, među svojim osobljem, a povremeno i eksterno. Postoje različiti načini na koje možete ocijeniti mjerila organizacije. Dovođenje financijskog savjetnika, CPA tvrtke ili drugog neovisnog stručnjaka može vam dati svježa, objektivna mišljenja i ponuditi autoritativniju procjenu. Prednost provođenja redovite evaluacije unutar organizacije je ta što su članovi u jedinstvenoj poziciji da procijene zašto nešto funkcionira ili ne funkcionira.
Učite od drugih
Zbog nedostatka resursa i financiranja, mnoge neprofitne organizacije nalaze se u poziciji da se oslanjaju na ono što je već učinjeno umjesto da posvete vrijeme istraživanju načina poboljšanja. Benchmarking daje organizacijama priliku da pogledaju slične neprofitne organizacije u nastojanju da pronađu uspješne alternativne pristupe.
