Svaka situacija zatvaranja tvrtke ima različite detalje. Vrsta poslovanja će diktirati radnje koje ćete vi, vaši kupci ili dobavljači morati poduzeti prije nego što se posao zauvijek zatvori. Kako biste razvili prilagođeno pismo koje odgovara vašim potrebama, počnite s uzorkom pisma i prilagodite tekst tako da odražava detalje vaše situacije.
Predlošci poslovnog završnog pisma
Ako upravljate procesom zatvaranja poduzeća, možda bi bilo prikladno da pošaljete pisma svojim kupcima i dobavljačima. Ovdje su navedeni primjeri pisama za ovu publiku. Svakom predlošku možete pristupiti klikom na odgovarajuću sliku. Svaki je predložak prilagodljivi PDF dokument koji se po potrebi može spremiti i ispisati. Pogledajte ovaj vodič za ispis za pomoć pri radu s dokumentima.
Obavijest kupcu
Ovaj predložak je dizajniran za slanje kupcima kako bi ih obavijestili da se tvrtka zatvara. Osobito je važno poslati ovu vrstu pisma ako kupci trebaju preuzeti artikle s vaše lokacije ili poduzeti neku drugu radnju prije nego što tvrtka prestane s radom.
Obavijest dobavljača
Upotrijebite ovo pismo da obavijestite dobavljače da će vaša organizacija prestati s radom, pri čemu morate dostaviti dovoljno obavijesti kako biste omogućili fakturiranje konačnog računa, plaćanje i rješavanje svih neriješenih pitanja.
Razlozi za pisanje pisma o zatvaranju tvrtke
Kada donesete odluku o zatvaranju tvrtke, nije preporučljivo na vrata samo objesiti natpis 'zatvoreno'. Najbolje je da svojim kupcima i dobavljačima najavite zatvaranje službenim pismom. Oni su bili ključni igrači u vašim poslovnim aktivnostima kupujući vaše proizvode i usluge i, u slučaju dobavljača, pružajući vam proizvode i usluge koji su bili ključni u vašem poslovanju. Kao jedan od vaših posljednjih postupaka korisničke službe, morat ćete ih unaprijed upozoriti da vaša tvrtka više neće biti dostupna.
Pismo o zatvaranju poslovanja izvrstan je način da profesionalno završite svoj trenutni poslovni odnos i objasnite sve radnje koje vaši kupci i dobavljači moraju poduzeti. Slanje ove vrste pisma pokazuje nastojanje u dobroj vjeri da komunicirate i izađete u susret onima s kojima je vaša organizacija poslovala. Također može pomoći osigurati da se sva pitanja riješe prije zatvaranja, što može pomoći u sprječavanju nastanka potencijalnih pravnih problema u budućnosti.
Vrijeme obavijesti o zatvaranju
Ne postoji čvrsto i brzo pravilo o tome kada trebate poslati pismo o zatvaranju tvrtke. Stvarni datum slanja ovisit će o nekoliko faktora.
Kupci
Želite da vaši posebni klijenti čuju za zatvaranje vaše tvrtke od vas, a ne kroz glasine ili otkrivanje zatvorenih vrata bez prethodne najave. Dobivanje obavijesti potvrđuje vašim klijentima da mislite da su posebni i daje im priliku da obave sve potrebne konačne poslovne transakcije s vama.
Općenito, razmislite o slanju pisma s obavijesti o zatvaranju ili uključivanju kopije pisma u njihov mjesečni račun najmanje 30 dana prije datuma zatvaranja. Uslužna tvrtka kao što je kemijska čistionica ili radionica za popravke morat će kupcima dati dovoljno vremena da dođu i pokupe svoje stvari. Maloprodajna tvrtka će vjerojatno htjeti ostaviti puno vremena za rasprodaju kako bi smanjila svoje zalihe, s pismom o zatvaranju poslovanja koje se objavljuje prije početka rasprodaje.
Dobavljači
Općenito je najbolje obavijestiti dobavljače o svojoj namjeri zatvaranja najmanje 60 dana prije konačnog datuma rada. To će omogućiti dovoljno vremena da se podmire i zatvore računi.
Posebno razmatranje budućih planova
Ako prodajete tvrtku i planirate odmah nakon toga otvoriti povezanu novu tvrtku, možda ćete htjeti smanjiti vrijeme između to dvoje. Na primjer, možete odlučiti odgoditi slanje pisma o zatvaranju tvrtke do neposredno prije datuma zatvaranja ako prodajete svoju franšizu za održavanje domaćinstva i otvarate vlastitu uslugu održavanja.
Što priopćiti u svom pismu
Ključni ciljevi pisma o zatvaranju tvrtke su jasno izraziti pojedinosti o zatvaranju tvrtke i iskreno zahvaliti čitatelju na poslu ili usluzi. Ova pisma ne moraju biti dugačka da bi bila učinkovita. Pismo treba:
- Recite čitatelju datum zatvaranja tvrtke
- Obavijestite čitatelja o svemu što treba učiniti (kao što je preuzimanje posla iz kemijske čistionice, podmirenje nepodmirenog računa ili dolazak na rasprodaju za vrijeme prestanka poslovanja)
- Recite čitatelju kamo da usmjeri svoja pitanja
- Zahvalite kupcu ili dobavljaču na poslu
Pismo ne mora sadržavati razlog zašto se tvrtka zatvara. Ako je razlog dobra vijest, kao što je umirovljenje vlasnika, možete odlučiti uključiti razlog u pismo. U suprotnom, obično je najbolje koncentrirati pismo na teme koje su čitatelju važne, poput onoga što treba učiniti i do kada.
Održavajte vezu
Uvijek je poželjno napustiti poslovni odnos na pozitivnoj noti. Čak i ako više nikada ne planirate vidjeti ili raditi s nekim pojedincem, najbolje je biti od pomoći, pozitivan i iskren u pismima o zatvaranju posla. Vaša će profesionalnost olakšati zatvaranje tvrtke i može vam dati prednost ako vas budući poslovni planovi navedu na suradnju s tim istim pojedincima u budućnosti.
