Kada vas zaposlenik obavijesti da daje otkaz, može biti teško znati što reći. Menadžeri su često iznenađeni kada zaposlenik da otkaz, stoga je važno da budu spremni reagirati na odgovarajući način kada zaposlenik preda pismo ostavke ili izjavi da napušta posao.
Što reći kada zaposlenik da otkaz
Ne postoji samo jedan ispravan način reagiranja kada netko da otkaz na poslu. Na mnogo načina, ono što biste trebali reći razlikovat će se ovisno o specifičnostima situacije i politikama i postupcima vaše tvrtke. Bez obzira na sve, važno je odgovoriti na civiliziran i profesionalan način.
Mogućnosti početnog odgovora
Kada vam zaposlenik kaže da daje otkaz, budite spremni odmah odgovoriti na njegovu izjavu, na miran i hladan način. Primjeri odgovarajućih početnih odgovora su:
- Žao mi je što to čujem.
- Hvala što ste me obavijestili.
- Iznenađen sam saznanjem da odlaziš.
Ne govorite ništa što bi se moglo protumačiti kao negativno, osuđujuće ili pogrdno. Suzdržite se od reagiranja na način koji bi ukazivao da osobno prihvaćate odluku osobe da prestane.
Zatraži pisanu obavijest
Većina tvrtki zahtijeva pismeno pismo ostavke. Ako zaposlenik nema pismo, zatražite ga nakon prve izjave. Najbolje je dobiti pismenu obavijest u trenutku kada vam zaposlenik kaže da odlazi. Može se napisati rukom, poslati vam e-poštom ili brzo upisati i ispisati. Pismo o ostavci jednostavno treba sadržavati datum, izjavu da zaposlenik odlučuje dati otkaz i kakav pojedinac očekuje da će mu biti zadnji radni dan.
Da biste zatražili pismeno pismo ostavke, možete reći:
- Drago mi je da si mi rekao, iako politika tvrtke zahtijeva pismeno pismo ostavke. Imate li pripremljenu?
- Ako nemate pismo ostavke, hajde da ga sada sastavimo. Evo bilježnice koju možeš koristiti.
- HR će tražiti kopiju vašeg pisma ostavke. Vidim da imaš telefon sa sobom. Hoćeš li otvoriti svoju e-poštu i samo upisati kratku bilješku koja potvrđuje naš razgovor i poslati mi je?
Budite spremni odgovoriti na pitanja, uključujući koliko obavijesti tvrtka očekuje kada zaposlenik da otkaz. Konačan odgovor potražite u tvrtkinom priručniku za zaposlenike ako niste sigurni.
Prihvatite ostavku
Osim ako postoji ugovor koji zabranjuje zaposleniku da može dati otkaz, dajte mu do znanja da prihvaćate njegovu ostavku. Recite im da ćete se vi ili predstavnik HR-a javiti kako bismo finalizirali detalje njihovog izlaska iz organizacije nakon što prođete kroz odgovarajuće kanale.
Pitanja za praćenje
Možda ćete htjeti postaviti nekoliko pitanja kako biste pokušali razumjeti zašto je osoba odlučila otići. Primjeri pitanja koja bi bila prikladna uključuju:
- Biste li bili voljni podijeliti što vas je navelo na ostavku?
- Je li se nešto specifično dogodilo zbog čega ste odlučili otići?
- Biste li htjeli podijeliti što planirate učiniti sljedeće nakon što završi vaše vrijeme ovdje?
Ne tjerajte zaposlenika na odgovore. Zaposlenik nije dužan reći poslodavcu zašto daje otkaz ili što namjerava učiniti sljedeće. Nemojte postavljati previše pitanja. Ako se čini da zaposlenik nerado dijeli, ostavite ga na miru. Velike su šanse da će netko iz HR tima postaviti slična pitanja tijekom intervjua za odlazak s pojedincem.
Poželite im dobro
Završite razgovor ljubazno izražavajući im zahvalnost i želeći im dobro. Na primjer:
- Hvala na tvom trudu tijekom vremena koje si ovdje. Najljepše želje za nastavak uspjeha.
- Hvala što ste me osobno obavijestili. Cijenim vašu pažnju i želim vam dobro.
- Nedostajat ćeš. Najljepše želje za veliki uspjeh u bilo kojoj karijeri kojom se bavite.
Napredovanje nakon otkaza zaposlenika
Nakon što je ostavka zaposlenika prihvaćena, bit će vrijeme da se usredotočite na prijelaz. Angažirajte odgovarajuće osoblje koje će se baviti papirologijom i procedurama za raskid ugovora, uključujući HR i tim za informacijsku tehnologiju. Morat će se krenuti s traženjem zamjene, te o tome obavijestiti ostale zaposlenike. Suočavanje s ostavkom dobrog zaposlenika nije nešto s čime se nijedan menadžer želi suočiti. Ako budete spremni nositi se s ovom mogućnošću, osposobit ćete se za obradu ostavke zaposlenika s profesionalnošću i gracioznošću.
