Održavanje učinkovite volonterske komunikacije ključno je za uspjeh svake neprofitne organizacije. Kako bi volonteri ostali energični i angažirani u svom poslu, važno je dati im do znanja koje su potrebe organizacije, izraziti zahvalnost za njihove napore i pobrinuti se da razumiju koliko su njihovi doprinosi vitalni. Učinkovita komunikacija ključni je element za izgradnju trajnih odnosa s volonterima.
Dodajte odjeljak za volontere na svoju web stranicu
Dodavanje odjeljka posvećenog volonterima na vašu web stranicu odličan je način za komunikaciju s vašim trenutnim volonterima i privlačenje novih. Postavljanjem i održavanjem volonterskog komunikacijskog centra na web stranici vaše grupe, volonterima ćete olakšati praćenje onoga što se događa u organizaciji. Obavezno dodajte slike ili videozapise koji prikazuju volontere u akciji (uz njihovo dopuštenje). Također možete objaviti stvari kao što su prilike za volontiranje, nadolazeći sastanci odbora i druge informacije od interesa za volontere. Ovisno o tome koliko je sofisticirana vaša web stranica, možda ćete moći omogućiti volonterima način za učitavanje dokumenata, praćenje radnog vremena ili pregled materijala za obuku.
Upoznajte volontere putem ankete
Anketa je koristan komunikacijski alat za upoznavanje volontera i otkrivanje kako bi se oni željeli uključiti u vašu organizaciju. Razmislite o tome da anketu učinite dostupnom putem odjeljka za volontere na vašoj web stranici ili je uključite u predložak e-pošte koji šalje novim volonterima. Trebao bi sadržavati samo nekoliko pitanja koja će vam omogućiti da steknete dojam u kojim bi vrstama volonterskih aktivnosti željeli sudjelovati i koje vještine posjeduju. Neka netko pregleda rezultate, a zatim se obratite pojedinačno s informacijama o odborima ili projektima koji odgovaraju njihovim interesima. Stavite ove informacije u bazu podataka volontera koja se može koristiti u budućnosti za obavještavanje ljudi kada novi projekti postanu dostupni.
Povežite se s volonterima putem društvenih mreža
Iskoristite prisutnost svoje organizacije na društvenim medijima kao komunikacijski alat za interakciju s volonterima i drugim skupinama dionika. Potaknite volontere da prate stranice organizacije na društvenim mrežama i uzvratite im uslugu, primjerice tako da ih ponovno pratite na Twitteru ili Instagramu. Objavite fotografije i naslove koji ističu doprinose volontera vaše grupe, zajedno s poveznicama na medijsku pokrivenost grupe. Potaknite volontere na interakciju komentiranjem i/ili dijeljenjem objava organizacije. Promovirajte angažman volontera u sveukupnim komunikacijskim naporima organizacije uspostavljanjem odbora za društvene mreže koji će koordinirati ili pomagati pri objavljivanju na društvenim mrežama.
Objavi bilten za volontere
Mnoge neprofitne organizacije šalju bilten volonterima, kao i donatorima, agencijama za financiranje, izvorima preporuka potrošača i drugim grupama na mjesečnoj ili tromjesečnoj osnovi. Distribucija biltena izvrstan je način da zainteresirane strane upoznaju s nedavnim postignućima, trenutnim projektima i budućim ciljevima dobrotvorne grupe. Također pruža izvrsno sredstvo za prepoznavanje doprinosa izvrsnih volontera. Ovisno o tome tko su vaši volonteri i druge zainteresirane strane, možda ćete morati ispisati i poslati bilten poštom ili će vam možda bolje poslužiti elektronički bilten. Razmislite o tome da pozovete dionike da se pretplate na željenu opciju isporuke.
Održavajte osobni kontakt jedan na jedan
Kada je riječ o izgradnji odnosa s volonterima, ne postoji zamjena za osobni kontakt s pojedincima koji velikodušno doniraju svoje vrijeme i talente vašoj organizaciji. Preporučljivo je povremeno zakazati sastanke licem u lice s volonterima koji imaju predsjedavajuće položaje ili koji igraju druge ključne uloge koje omogućuju vašoj dobrotvornoj grupi da ispuni svoju misiju. Povremeno pozivanje volontera da se prijave može biti učinkovit način za održavanje individualiziranog kontakta bez potrebe da ih tražite da odvoje vrijeme za formalnu, osobnu raspravu ili video konferenciju. Izvršni direktor također može postaviti vremena za razgovor kada se volontere potiče da svrate ili nazovu radi osobne veze.
Povežite se putem sastanaka odbora
Sastanci odbora volontera mogu biti ključni za uspjeh svih vrsta projekata. Kada novi projekt započne, preporučljivo je održati sastanak s onima koji su zainteresirani za volontiranje kako bi imali priliku saznati više o tome koje su vrste uloga dostupne i kakvu vrstu vremenskog angažmana svaka može zahtijevati. Nakon što se formira odbor, bilo za poseban projekt ili za tekuću radnu skupinu, redoviti sastanci i dalje su važni za upravljanje procesom i održavanje učinkovite komunikacije volontera. Najbolje je uspostaviti raspored sastanaka, kao što je treći utorak u mjesecu, tako da volonteri mogu napraviti planove unaprijed.
Zamolite volontere da podijele povratne informacije
Komunikacija mora teći u oba smjera. Jednako je važno potaknuti volontere da podijele svoje misli i ideje s organizacijom i njezinim vođama kao i osigurati da informacije dopiru do volontera. Postoji mnogo načina da se volonterima olakša davanje povratnih informacija ili dijeljenje prijedloga. Ako volonteri redovito dolaze u ured, postavite kutiju za prijedloge. Ili postavite povratnu adresu e-pošte koju volonteri mogu koristiti kad god žele. Također je dobra ideja steći naviku odvajanja vremena za ljude da podijele povratne informacije i prijedloge o dnevnom redu sastanka. Možda ćete čak poželjeti povremeno organizirati fokusne grupe kako biste istražili i raspravili povratne informacije. Ono što je važno jest da je volonterima lako dati povratne informacije.
Domaćin društvenih okupljanja za volontere
Pružite priliku volonterima da se povežu jedni s drugima putem društvenih okupljanja koja ne uključuju zahtjeve za doniranjem vremena ili novca. Razmislite o povremenom postavljanju miksera samo za volontere u svom uredu ili kod kuće člana odbora ili predsjednika odbora. Pozovite sve koji su volontirali u zadanom roku. Ovisno o proračunu vaše organizacije, možete osigurati osvježenje ili je možda bolje isplanirati ručak. Ključ je pružiti način da se ljudi koji dijele interese za vašu organizaciju međusobno upoznaju i počnu stvarati veze. Uostalom, vjerojatnije je da će vaši volonteri ostati uključeni u organizaciju ako su i njihovi prijatelji uključeni.
Prepoznajte volonterske napore
Pobrinite se da volonteri budu prepoznati po važnoj ulozi koju planiraju omogućiti vašoj organizaciji da ispuni svoju misiju ili na drugi način pomogne važnim ciljevima. Pobrinite se da javna spominjanja organizacije odaju priznanje volonterima, a ne da se previše fokusirate na izvršnog direktora ili druge članove osoblja. Na primjer, kada tražite publicitet za organizaciju, uputite članove medija ili blogere da, osim zaposlenika, intervjuiraju i predsjednike odbora ili članove odbora. Kada objavljujete fotografije aktivnosti organizacije, birajte slike na kojima su prikazani volonteri. Kada promovirate prikupljanje donacija za posebne događaje, razmislite o navođenju imena članova odbora u najavi.
Službeno izrazite zahvalnost volonterima
Priznanje je važno, ali je važno i uvažavanje. Obavezno recite hvala volonterima, licem u lice i putem službenih zahvalnica. Razmislite o organizaciji događaja zahvalnosti volonterima barem jednom godišnje, kao što je ručak samo za volontere ili neko drugo okupljanje koje uključuje govor zahvalnosti volonterima i dodjelu nagrada za usluge. Osigurajte plakete ili druge nagrade za volontere koji su dali posebno značajan doprinos grupi ili koji su dugogodišnji podržavatelji. Uzmite u obzir nagrade za godine službe za glavne prekretnice, kao i papirnate zahvalnice za sve volontere.
Koristite razne alate za komunikaciju volontera
Svaka organizacija koja se oslanja na usluge volontera mora poduzeti korake kako bi angažirala i zadržala one koji dijele njihovo vrijeme i talent te zaposlila nove ljude da pomognu. Ne postoji zamjena za održavanje učinkovite komunikacije s volonterima. Korištenje raznih komunikacijskih alata pomoći će vam izgraditi i angažirati snažan tim volontera koji su predani vašoj organizaciji. Kroz učinkovitu volontersku komunikaciju, moći ćete njegovati čvrste odnose s pojedincima koji će vjerojatno ostati angažirani u vašoj dobrotvornoj organizaciji još mnogo godina.
